การเก็บบันทึกข้อมูล
การเก็บบันทึกข้อมูลที่ครบถ้วนถูกต้องนั้นไม่ได้เป็นเพียงข้อกำหนดทางกฎหมาย แต่ยังหมายถึงธุรกิจที่ดี
เราได้บันทึกการดำเนินการเพื่อป้องกันการสูญเสียการได้ยินที่เกิดจากการสัมผัสเสียงดังที่ทำไปแล้วหรือไม่
-
เมื่อนายจ้างจัดทำเอกสารว่าจะนำองค์ประกอบแต่ละส่วนของโปรแกรมป้องกันการสูญเสียการได้ยิน (HLPP) ไปใช้อย่างไรและใช้เมื่อใด นายจ้างอาจเตรียมความพร้อมได้ดีขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ บันทึกข้อมูลที่ดีอาจเป็นหลักฐานเพื่อช่วยให้นายจ้างสามารถติดตามการได้ยินของพนักงานได้อย่างแม่นยำตามช่วงเวลา และหากจำเป็น ให้บันทึกข้อมูลกรณีที่มีการสูญเสียการได้ยินที่เกิดจากการสัมผัสเสียงดังซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานในบันทึกการเจ็บป่วยและการบาดเจ็บของ OSHA และ/หรือตอบกลับการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนของผู้ปฏิบัติงาน
ประเด็นที่สำคัญ
-
- เอกสารที่เหมาะสมของขั้นตอนที่ดำเนินการเพื่อป้องกันการสูญเสียการได้ยินที่เกิดจากสัมผัสเสียงดัง (NIHL) นั้นเป็นประโยชน์กับทั้งนายจ้างและผู้ปฏิบัติงานที่สัมผัสเสียงดัง
- ต้องมีบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนเพื่อพิจาราณาว่าค่าเฉลี่ยของระดับการได้ยิน (STS) ของ OSHA นั้นเกี่ยวข้องกับการทำงานหรือไม่
- OSHA และหน่วยงานกำกับดูแลอื่นๆ กำหนดให้นายจ้างต้องเก็บรักษาข้อมูลการตรวจวัด การรับสัมผัสและการทดสอบสมรรถภาพการได้ยินให้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการอนุรักษ์การได้ยิน (HCP) และเตรียมให้พร้อมใช้งานเมื่อจำเป็น
- การเก็บบันทึกข้อมูลที่ดีทำให้นายจ้างสามารถประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรมป้องกันการสูญเสียการได้ยิน (HLPP) ได้ง่ายขึ้น
คำศัพท์สำคัญ
-
- บันทึก OSHA 300
- STS ที่สามารถบันทึกได้
- ค่าเฉลี่ยของระดับการได้ยิน (STS)
เริ่มต้นด้วยการเก็บบันทึกข้อมูล
-
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดว่าจะเก็บบันทึกข้อมูลใด
หลายบริษัทใช้หลักการที่ว่า "บันทึกทุกอย่าง" ขณะที่บริษัทอื่นๆ เก็บบันทึกข้อมูลของสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ถึงแม้การบันทึกการกระทำทั้งหมดที่ได้ดำเนินการเพื่อลดการสัมผัสเสียงดังที่เป็นอันตรายของพนักงานนั้นต้องใช้ความพยายามมากเป็นพิเศษ แต่การทำเช่นนี้อาจช่วยเพิ่มศักยภาพของนายจ้างในการแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของโครงการอนุรักษ์การได้ยินในกรณีที่มีการตรวจพิจารณา การตรวจสอบ หรือการประเมินโปรแกรม
-
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดกระบวนการในการเก็บบันทึกข้อมูล
พิจารณาว่าจะเก็บรักษาบันทึกข้อมูลโครงการอนุรักษ์การได้ยินไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษหรือทั้งสองอย่าง รวมถึงจะเก็บบันทึกข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางหรือในแต่ละสถานที่ กระบวนการที่กำหนดไว้เป็นอย่างดีซึ่งได้รับการปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอนั้นช่วยลดโอกาสที่บันทึกข้อมูลจะสูญหาย รวมทั้งอาจทำให้ข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้น
-
ขั้นตอนที่ 3 ระบุผู้ที่จะมีสิทธิ์เข้าถึงบันทึกข้อมูลได้
สำหรับข้อมูลแต่ละประเภทที่อยู่ในบันทึกข้อมูล HCP นั้น นายจ้างต้องกำหนดบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมข้อมูลและบุคคลที่จะสามารถดูบันทึกข้อมูลได้หลังจากที่บันทึกแล้ว การจำกัดการเข้าถึงบันทึกข้อมูลสำหรับผู้ที่ต้องการตรวจสอบข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการโปรแกรมจะช่วยลดความเสี่ยงที่บันทึกข้อมูลจะเสียหายไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง หรือมีการแก้ไขหรือลบข้อมูลนั้นโดยไม่ได้ตั้งใจ
-
ขั้นตอนที่ 4 สร้างมาตรการป้องกันเพื่อให้มั่นใจว่าสามารถเข้าถึงและจัดการบันทึกข้อมูลได้อย่างเหมาะสม
เนื่องจากบันทึกข้อมูลของโครงการอนุรักษ์การได้ยินอาจประกอบด้วยข้อมูลสุขภาพที่เป็นความลับ ขอแนะนำให้ปกป้องบันทึกข้อมูลเหล่านี้เพื่อช่วยรักษาความเป็นส่วนตัวของพนักงานแต่ละคน และทำให้แน่ใจผู้ที่เหมาะสมเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่สำคัญได้ นอกจากนี้อาจมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือข้อบังคับเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวด้านสุขภาพที่ควบคุมการจัดเก็บ การเข้าถึง หรือการส่งข้อมูล ดังนั้นจึงต้องติดต่อที่ปรึกษากฎหมายของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจถึงการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และข้อบังคับดังกล่าวอย่างครบถ้วน
จำเป็นต้องมีอะไรบ้าง
-
ข้อบังคับ OSHA 29 CFR 1910.95: การสัมผัสเสียงดังในการประกอบอาชีพ
สำหรับอุตสาหกรรมทั่วไปนั้น OSHA กำหนดให้นายจ้างต้องเก็บบันทึกข้อมูลของการวัดการรับสัมผัสเสียงดังที่ถูกต้องเป็นเวลา 2 ปี และบันทึกข้อมูลการทดสอบสมรรถภาพการได้ยินตลอดระยะเวลาการจ้างงานของพนักงานที่อยู่ในโครงการอนุรักษ์การได้ยิน
ประเภทของข้อมูลการทดสอบการได้ยินที่ต้องเก็บรักษาไว้ ได้แก่:
- ชื่อและประเภทของพนักงาน
- วันที่ของทำการตรวจสมรรถภาพการได้ยิน
- ชื่อผู้ตรวจสอบ
- วันที่ปรับเทียบเครื่องวัดสมรรถภาพการได้ยินครั้งล่าสุด
- การประเมินการสัมผัสเสียงดังครั้งล่าสุดของพนักงาน
- ขอ้มูลการวัดระดับเสียงในห้องที่ดำเนินการทดสอบสมรรถภาพการได้ยิน
ต้องให้สิทธิ์เข้าถึงบันทึกข้อมูลทั้งหมดกับพนักงาน อดีตพนักงาน ตัวแทนของพนักงาน และผู้ตรวจสอบของ OSHA เมื่อบริษัทมีการเปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของหรือมีการโอนย้ายพนักงานไปให้กับนายจ้างรายใหม่ บันทึกข้อมูลการสัมผัสเสียงดังและการทดสอบสมรรถภาพการได้ยินที่อธิบายไว้ข้างต้นจะต้องถูกโอนย้ายไปให้กับนายจ้างที่รับช่วงต่อ ซึ่งจะต้องรักษาบันทึกข้อมูลดังกล่าวไว้ตามช่วงเวลาที่อธิบายไปข้างต้น
-
ข้อบังคับ OSHA 29 CFR 1904.10: หลักเกณฑ์การบันทึกและรายงานการบาดเจ็บและการเจ็บป่วยจากการประกอบอาชีพ
นายจ้างต้องบันทึกข้อมูลในกรณีที่มีการสูญเสียการได้ยินที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในรูปแบบบันทึกเฉพาะของ OSHA 300 ในทุกครั้งที่การทดสอบสมรรถภาพการได้ยินของพนักงาน (audiogram) เป็นไปตามค่าเฉลี่ยของระดับการได้ยิน (STS) ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในส่วนการได้ยินของหูข้างหนึ่งหรือทั้งสองข้าง และระดับการได้ยินรวมของพนักงานคือ 25 เดซิเบล (dB) ขึ้นไปเหนือระดับศูนย์ของการวัดสมรรถภาพการได้ยิน (เฉลี่ยที่ 2000, 3000 และ 4000 Hz) ในหูเดียวกับ STS เมื่อการสูญเสียการได้ยินของพนักงานตรงตามเกณฑ์เหล่านี้จะเรียกว่าค่าเฉลี่ยของระดับการได้ยิน (STS) ที่สามารถบันทึกได้ นายจ้างต้องกรอข้อมูล STS ที่สามารถบันทึกได้แต่ละกรณีภายใน 7 วันตามปฏิทิน หลังจากได้รับข้อมูลว่าเกิดเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน มีตัวเลือกในการทดสอบพนักงานซ้ำภายใน 30 วันหลังจากที่ทดสอบการได้ยินประจำปี ในกรณีที่การทดสอบซ้ำยืนยัน STS จะต้องบันทึกข้อมูลภายใน 7 วันหลังจากที่ทดสอบสมรรถภาพการได้ยินซ้ำ หากนายจ้างพิจารณาในภายหลังว่าการสูญเสียการได้ยินนั้นไม่เกี่ยวข้องกับการทำงาน หรือหากการได้ยินของพนักงานดีขึ้นในเวลาต่อมา นายจ้างสามารถขีดฆ่ารายการนั้นในบันทึก OSHA 300 ได้ ตามที่ OSHA กำหนด หากมีเหตุการณ์หรือการสัมผัสในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ก่อให้เกิดหรือมีส่วนทำให้เกิดการสูญเสียการได้ยิน หรือทำให้การสูญเสียการได้ยินที่เกิดขึ้นอยู่ก่อนแล้วแย่ลงอย่างชัดเจน คุณต้องพิจารณาว่าเคสนั้นเกี่ยวข้องกับการทำงาน
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดไปที่:
พื้นฐานของการเก็บบันทึกข้อมูล
ประโยชน์ที่ได้รับเมื่อนายจ้างบันทึกข้อมูลสิ่งที่พนักงานกระทำเพื่อป้องกันการสูญเสียการได้ยินอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยส่วนใหญ่จะแปรผันตรงกับความถูกต้อง ครบถ้วน และสามารถเข้าถึงได้ของบันทึก
-
ความถูกต้อง
การตัดสินใจส่วนใหญ่ของผู้ที่จัดการโปรแกรมป้องกันการสูญเสียการได้ยิน (HLPPs) จะขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อมูลที่นายจ้างเก็บไว้ ข้อมูลที่มีข้อผิดพลาดหรือมีความแปรปรวนมากเกินไปอาจทำให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจเกิดความสงสัยในความถูกต้องของบันทึกข้อมูล และทำให้ยากที่จะจัดการโครงการนั้นได้อย่างมั่นใจ เพื่อช่วยป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ดังกล่าว ให้สร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพเพื่อเก็บบันทึกข้อมูลและตรวจสอบว่าบุคคลากรหลักในโครงการกำลังปฏิบัติตามขั้นตอนนั้น บุคคลแต่ละคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงบันทึกข้อมูลโปรแกรมป้องกันการสูญเสียการได้ยิน (HLPP) ควรได้รับการฝึกอบรมเพื่อค้นหาสิ่งบ่งชี้ว่าบันทึกข้อมูลนั้นไม่ถูกต้องหรือไม่ได้สะท้อนสิ่งที่ได้ดำเนินการเพื่อนำโครงการมาปรับใช้ นอกจากนี้อย่าลืมปรึกษากับที่ปรึกษาทางด้านกฎหมายของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎเกณฑ์และข้อบังคับของท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในส่วนของการจัดเก็บ การเข้าถึง และการส่งข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสุขภาพ
-
ความสมบูรณ์
บันทึกข้อมูลจะมีประโยชน์มากที่สุดหากมีความสมบูรณ์และได้รับการจัดเก็บอย่างสม่ำเสมอตามช่วงเวลา สิ่งนี้มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงข้อมูลการทดสอบสมรรถภาพการได้ยิน หากบันทึกข้อมูลสมรรถภาพการได้ยินชี้ให้เห็นว่าพนักงานได้ประสบกับค่าเฉลี่ยของระดับการได้ยิน (STS) นายจ้างจะต้องดำเนินการติดตามผล หากมีแนวโน้มเป็น STS ที่สามารถบันทึกได้ จำเป็นต้องมีข้อมูลสำคัญเพื่อพิจารณาว่าอย่างน้อยที่สุดการเปลี่ยนแปลงการได้ยินมีสาเหตุบางส่วนมาจากการสัมผัสเสียงดังในสถานที่ทำงาน บันทึกข้อมูลที่ขาดหายไป ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือช่องโหว่ในข้อมูลจะสร้างความยากลำบากให้กับนักโสตสัมผัสวิทยาหรือแพทย์ผู้ตรวจสอบบันทึกข้อมูลเพื่อทำการตัดสินใจนั้น และนายจ้างอาจไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากถือว่าการสูญเสียการได้ยินนั้นเกี่ยวเนื่องกับการทำงาน
-
การเข้าถึง
แม้ว่าจะต้องมีการรักษาความปลอดภัยของบันทึกข้อมูล แต่นายจ้างต้องให้พนักงาน ตัวแทนของพนักงาน สมาชิกของทีมป้องกันการสูญเสียการได้ยิน และผู้ตรวจสอบหรือตัวแทนของหน่วยงานกำกับดูแลเข้าถึงบันทึกสำคัญได้ เพื่อช่วยให้การควบคุมเอกสารดำเนินต่อไป ให้สร้างระบบที่จำกัดจำนวนของผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงบันทึกข้อมูลโดยตรงซึ่งสามารถแชร์สำเนาเอกสารให้กับผู้ที่ต้องการดูเอกสารคนอื่นได้
มากกว่าพื้นฐาน
-
การเก็บรักษาบันทึกข้อมูล
NIOSH ขอแนะนำให้เก็บรักษาบันทึกข้อมูลของการวัดการสัมผัสเสียงดังและบันทึกข้อมูลการทดสอบสมรรถภาพการได้ยินไว้ตลอดระยะเวลาการจ้างงานและบวกไปอีก 30 ปี.
พิจารณาการเก็บบันทึกข้อมูลอื่นๆ ในช่วงเวลาเดียวกัน โดยประกอบด้วยรายการที่เกี่ยวข้องกับ:
- การฝึกอบรมพนักงาน
- การทดสอบความกระชับของอุปกรณ์ปกป้องการได้ยิน
- โครงการควบคุมเสียงดัง
- ผลการตรวจช่องหู
- เอกสารรับรองนักเทคนิคการตรวจสอบสมรรถภาพการได้ยิน
-
ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลสุขภาพ
กฎหมายว่าด้วยการควบคุมและการส่งผ่านข้อมูลทางด้านการประกันสุขภาพ (Health Insurance Portability and Accountability Act: HIPAA) ของสหรัฐฯ ระบุว่าข้อมูลสุขภาพต้องได้รับการคุ้มครองอย่างไร นายจ้างและผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพสามารถแชร์ข้อมูลสุขภาพที่เป็นความลับได้อย่างไร กฎความเป็นส่วนตัวใน HIPAA มีผลบังคับใช้เมื่อนายจ้างแชร์ข้อมูลสุขภาพที่สามารถระบุตัวตนได้ อาทิ ผลการทดสอบสมรรถภาพการได้ยินกับหน่วยงานอื่นๆ เช่น ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพและแผนด้านสุขภาพ
สำหรับภาพรวมของข้อผูกพันเกี่ยวกับกฎความเป็นส่วนตัวของสหรัฐฯ ที่เกี่ยวข้องกับนายจ้างและข้อมูลสุขภาพของพนักงาน, โปรดคลิกที่นี่.
นอกจากนี้อย่าลืมปรึกษากับที่ปรึกษาทางด้านกฎหมายของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎเกณฑ์และข้อบังคับของท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในส่วนของการจัดเก็บ การเข้าถึง และการส่งข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสุขภาพ
คุณได้พิจารณาแล้วหรือยัง
-
- ดำเนินการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อระบุช่องโหว่ในบันทึกข้อมูลของโครงการ
- สร้างฐานข้อมูลกลางของเอกสารโปรแกรมป้องกันการสูญเสียการได้ยิน (HLPP) จากทุกที่ภายในบริษัทของคุณเพื่อให้สามารถเข้าถึงบุคคลากรหลัก
- จัดทำระบบร้องขอเอกสารเพื่อให้ผู้ที่ต้องการตรวจสอบบันทึกข้อมูลสำคัญมีสิทธิ์เข้าถึงได้
- รักษาความปลอดภัยของข้อมูลสมรรถภาพการได้ยินด้วยการสำรองข้อมูลเป็นประจำ รวมไปถึงการจัดเก็บและเข้าถึงในระยะยาว
แหล่งข้อมูลเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการเก็บบันทึกข้อมูล
-
หมายเหตุสำคัญ: ข้อมูลนี้อ้างอิงจากข้อกำหนดของประเทศที่เลือกในปัจจุบัน ข้อกำหนดของประเทศหรือในพื้นที่อื่นๆ อาจแตกต่างกัน โปรดศึกษาคำแนะนำสำหรับผู้ใช้งานและปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับในพื้นที่เสมอ เว็บไซต์นี้แสดงภาพรวมของข้อมูลทั่วไปและไม่ควรใช้เป็นเกณฑ์ในการตัดสินใจที่เฉพาะเจาะจง การอ่านข้อมูลนี้ไม่ได้รับรองความเชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยและสุขภาพ ข้อมูลนี้เป็นปัจจุบัน ณ วันที่เผยแพร่ และข้อกำหนดอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ในอนาคต ไม่ควรใช้ข้อมูลนี้ในลักษณะแยกส่วน เนื่องจากเนื้อหามักประกอบไปด้วยข้อมูลเพิ่มเติมและ/หรือขยายความ ต้องปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
